Tous les jours, nous sommes confrontés à un ensemble de procédures ou de règles qui impactent nos vies. En temps qu’acteurs d’organisations, nous participons également à leur mise en place. Outil obligé de gestion, nous considérons que c’est la base de toute collaboration. Pourtant, nous nous posons rarement la question de savoir à quoi servent les procédures. Prenons ici le temps de réfléchir…
Définitions
Une procédure dans le domaine de l’entreprise et des affaires désigne une manière spécifiée d’effectuer un ensemble de tâches. Elle représente la mise en œuvre de tout ou d’une partie d’un processus et est destinée à être reproductible. Elle décrit ainsi étape par étape l’enchaînement des tâches à réaliser, et les rôles et responsabilités associées.
Le processus représente le Quoi, la procédure le Qui fait Quoi Quand, et les deux sont complétés par le mode opératoire qui définit le Comment en suivant la grille d’analyse du QQOQCCP.
Source: Wikipedia
Une procédure sert à…
1. Empêcher les erreurs et abus.
Souvent procédure rime avec contrôle. Nous devons suivre un ensemble d’étapes pour demander des approbations, assurer la traçabilité, s’assurer que nous restons dans le cadre défini comme sécurisé… Ainsi nous nous assurons qu’aucun abus ou erreur ne sera possible.
2. Apporter de la prévisibilité.
Une autre raison de la procédure est de fournir une solution stable à une situation récurrente. On va alors s’assurer que la manière de traiter les situations soit identique ou pour le moins très similaire pour toute exécution des activités couvertes par la procédure. Dans les cas d’activités répétitives, cela rend la collaboration bien plus facile et fluide.
3. Réduire la variabilité.
En plus d’apporter de la prévisibilité, les procédures vont pouvoir réduire la variabilité des résultats du traitement d’une situation. Ainsi pour toute cause A nous aurons un résultat B et cela sans surprise. Cette aspect est particulièrement important en gestion de la production. Nous ne voulons évidemment pas des objets différents en fin d’usinage. Une identification et compréhension des différentes variables influant une procédure permettra de s’assurer une réduction de variabilité.
4. Assurer l’efficacité d’une activité.
Souvent la procédure est écrite après une analyse de l’activité à effectuer. Le management, éventuellement assisté de ressources internes et externes, va définir la manière la plus efficace de parvenir à l’objectif attendu. La procédure peut donc être considérée comme un élément important du contrôle des coûts et de la maîtrise du temps.
5. Faciliter le réductionnisme auquel nous sommes habitués.
La procédure de par son approche étape par étape est la traduction de notre approche réductionniste bien ancrée dans nos mentalités depuis les travaux de Frederick Winslow Taylor (1856-1915). La procédure va acter la décomposition d’une activité en sous opérations qui pourront être exécutées de manière presque indépendante les unes des autres ou du moins sans connaître tout l’historique. L’opérateur n’a plus qu’à savoir faire une opération, généralement simple, qu’il maîtrisera très rapidement.
6. Faciliter la transmission.
L’existence même d’une procédure implique qu’elle est plus que probablement écrite. Cette trace est importante pour l’organisation car elle permet de découpler la connaissance d’une activité de son exécution. Cela permet à l’organisation d’être moins dépendante de ces membres. Alliée à des profils de compétences, cela permet d’assurer l’indépendance, tout du moins partielle, de l’organisation par rapport aux individualités de ses membres. Une procédure est facile à transmettre alors qu’un savoir l’est beaucoup plus difficilement, ce d’autant plus que l’approche réductionniste aura facilité l’apprentissage des différentes tâches.
Alors bien évidemment au vu de ces 6 points, les procédures sont très utiles et nécessaires. Dans vos organisations, essayer de regarder vos procédures autrement. Quels sont leur buts sous-jacent et sont-ils correctement rencontrés au vu de la réalité de leur suivi ?
Même utiles, nous pensons souvent qu’elles sont envahissantes. Est-ce un prix à payer ? La deuxième partie s’attardera à cette question.
